La sexta edición de la Feria del Libro «Lima Lee» se vio opacada debido al descontrol y desorganización en una firma de autores. Ello ocurrió por la presentación de la escritora mexicana Flor M. Salvador y la peruana Ximena Renzo, ambas reconocidas por sus publicaciones en Wattpad: una plataforma que permite a personas de todo el mundo subir sus escritos poco a poco e ir recibiendo el feedback de sus seguidores.
Semanas previas al evento, los fans estaban felices y emocionados por conocer personalmente a sus autoras favoritas; pero al final del día, muchos de ellos estaban decepcionados con el resultado de las firmas ¿Qué sucedió y qué podemos aprender los comunicadores y gestores de eventos presenciales?
¿Qué ocurrió en la Feria «Lima Lee»?
Como persona apasionada por los libros, sé que ellos no son solo objetos con letras, son artefactos que nos invitan a soñar, viajar y crecer. Por eso, asistir a la firma de libros de tus autores favoritos es una de las metas más grandes de los lectores. Sin embargo, ese sueño se tornó en aglomeraciones, caos y descontrol el día sábado.
La Editorial CosmoBook fue la organizadora de la firma de libros, mientras que la Municipalidad de Lima se encargaba de las gestiones en la Feria «Lima Lee». Ambos habían programado el evento para las 11 de la mañana; sin embargo, los seguidores de las autoras empezaron a llegar desde las 4 de la madrugada. Conforme iban pasando las horas, la fila se hacía más y más larga, excediendo el número establecido de 700 firmas para ese día.
La cantidad de personas esperando para conocer a Flor M Salvador y Ximena Renzo era de esperarse debido al número de seguidores de cada una de ellas. Hablando en términos de Café Taipá, los fans de verdad son el Community Power de las autoras, esas personas que siempre están presentes, apoyando sus actividades, proyectos y publicaciones (clave 5 del modelo de 6 claves del Marketing de Reputación de Café Taipá).
Flor cuenta con casi 500,000 seguidores en instagram, más de 10 millones de lecturas en cada uno de sus libros publicados en Wattpad, su historia más popular supera los 60 millones de vistas y tiene miles de seguidores en sus demás cuentas oficiales.
https://twitter.com/ekilorhe/status/1437282457947103232
Por su lado, Ximena Renzo tiene casi 30,000 seguidores en instagram y su libro más popular en Wattpad cuenta con 49 millones de vistas.
Respecto al evento en sí, la fila de personas superó el aforo desde temprano, pero muchas siguieron esperando con calma al ingreso. El caos empezó a generarse cuando las primeras 700 personas ingresaron a la feria y se les negó el pase a las más de 4,000 que continuaban en el lugar. A raíz de ello, se perdió el orden en la fila y muchos fans empezaron a reclamar.
La seguridad en el lugar fue poca y la comunicación casi nula. Miles de seguidores ingresaban a las redes sociales de las autoras, de la editorial, e inclusive, de la feria misma en busca de información certera; pero no pudieron encontrarla. Al poco tiempo, la fila ya no existía y las personas se juntaban en un solo punto queriendo entrar al recinto, olvidando el distanciamiento social y los protocolos de bioseguridad. Esto ocasionó aglomeraciones, empujones y personas heridas.
Reacciones de la comunidad en internet
La reacción de los fans no se hizo esperar y miles de ellos empezaron a llenar las redes sociales, especialmente con historias de Instagram, contando lo ocurrido. Muchos exigían más seguridad para poder controlar el incidente en la Feria «Lima Lee», mientras que otros pedían que los organizadores salieran a hablar claramente.
https://twitter.com/aaalegp_/status/1439289821181140998
#limalee interminable fila de adolescentes y padres para la firma de Flor M. Salvador. @rmapalacios pic.twitter.com/Wj49V1bpB8
— Josel74 (@joluperdir) September 18, 2021
https://twitter.com/ILOUTS28/status/1439274234631630864
Por otro lado, los stakeholders (clave 4) comenzaron a compartir la noticia de las aglomeraciones. El Comercio publicó algunas notas en su web y redes sociales:
América Noticias también relató lo sucedido en el noticiero y en sus redes sociales:
Aprendizajes
Todos somos conscientes del descontrol que se vivió durante la mañana del sábado en la firma de libros. Sin embargo, hay aprendizajes que este suceso nos ha dejado y que debemos poner en práctica:
1- Prever el alcance
Como se ha mencionado en el café, las autoras cuentan con miles de seguidores en todas sus redes sociales. Ambas acababan de publicar historias nuevas y su Community Power estaba comprando los libros y compartiendo todo mediante historias de instagram y publicaciones en diversas redes. La editorial y feria del libro podrían dimensionar la cantidad de asistentes mediante una Escucha Activa Inteligente (clave 6) y, de esa manera, también mejorar la seguridad durante la firma.
Para un evento de tal magnitud, era necesario contar con un espacio exclusivo para la presentación de las autoras. De esa manera, no se estaría sumando los asistentes del evento con las personas que iban ese día a las demás actividades de la feria del libro. Además, era el primer evento masivo juvenil en pandemia, lo cual exige un mayor control en los protocolos de bioseguridad.
2- Controlar el aforo previamente
Considerando el número de fans de las autoras, el espacio disponible en la Feria «Lima Lee» y los protocolos de bioseguridad actuales; se debió controlar previamente la cantidad de personas que iban a ingresar. Ello se pudo realizar días anteriores mediante redes sociales con sorteos de tickets de ingreso, entrega previa de pulseras o inscripción por web.
El uso de las redes sociales también puede ser una herramienta vital al momento de organizar este tipo de eventos. Además, la editorial organizadora y las autoras trabajan día a día en internet, por lo cual no sería difícil indicar a su community power que debían registrarse con anterioridad.
3- Mejorar la comunicación
La mejor manera de estar en contacto con las personas involucradas es comunicándonos. Este aspecto es clave ante cualquier problema que ocurra y es justo el detalle que más falló durante el día sábado. Cuando los organizadores notaron que el aforo ya había alcanzado un tope, el primer acto debió ser anunciarlo por sus redes sociales. Sin embargo, la comunicación no llegó hasta la madrugada del día siguiente.
Durante el evento, los seguidores de las autoras y de la editorial organizadora no sabían a quién hacer caso: ¿a la policía que les decía que la feria se había cancelado? ¿a la feria misma que seguía publicando los eventos del día? ¿a las personas que estaban gritando porque querían entrar? La comunicación es vital, y más aún en momentos de confusión y caos.
Posterior al evento del día sábado, se habían programado más encuentros en librerías de Lima. Por su lado, SBS Librerías anunció que cancelaría todas las firmas de libros en sus locales por temas de seguridad. Ante esta decisión, el community power de la marca aplaudió la medida, mientras que los seguidores de la autora lamentaron la cancelación.
Por otro lado, Librerías Crisol confirmó que los encuentros en sus locales sí se llevarían a cabo. Además, comenzó a compartir información sobre el aforo y medidas de seguridad en todas sus redes sociales. Por ello, cientos de fans decidieron iniciar las filas desde la madrugada. Hasta el momento todas sus firmas de libros se vienen desarrollando con los controles necesarios a pesar del gran número de personas que asiste a cada una de ellas.
[EN VIVO] Se amanecen por autógrafo de escritora.
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— Canal N (@canalN_) September 22, 2021
Mi conclusión
Antes de organizar cualquier evento presencial, se debe conocer al detalle el contexto (clave 3) en el que nos encontramos. No es lo mismo organizar una firma de libros en el 2019 que organizarlo este año, en plena pandemia. Ahora podemos hacer uso de la comunicación por redes sociales ya que la nueva normalidad es digital.
Otro punto importante es medir el alcance del Community Power de las estrellas invitadas para prever la cantidad de personas que podrían asistir al evento que se esté organizando.
Actualmente estamos retornando, poco a poco, a la presencialidad pero seguimos en medio de una crisis sanitaria. Por lo cual, es vital que mejoremos nuestros mecanismos de comunicación, prevención y control de los protocolos de bioseguridad.
